Ihre Vorteile mit dem DMS:
- Rechts-und revisionssichere Ablage: Unsere Lösungen garantieren eine rechtskonforme und revisionssichere Langzeitarchivierung Ihrer Unternehmensdokumente. Sie können sich darauf verlassen, dass alle Dokumente den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und jederzeit nachprüfbar sind.
- Effizientes Dokumentenhandling: Weniger Papier im Archiv bedeutet mehr Effizienz in Ihren Geschäftsabläufen. Mit unserer Lösung digitalisieren und strukturieren Sie Ihre Dokumente, wodurch Sie Arbeitsprozesse vereinfachen und beschleunigen.
- Schnelle und einfache Dokumentenrecherche: Finden Sie Dokumente in Sekunden schnelle und behalten Sie stets den Überblick. Unsere Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten machen das Auffinden von Informationen zum Kinderspiel.
- Reduzierte Kosten und Pflegeaufwand: Durch die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Dokumentenprozesse senken Sie die Kosten für Druck, Lagerung und Verwaltung und reduzieren den Pflegeaufwand erheblich.
- Nahtlose Integration und Flexibilität: Unsere DMS-Lösungen lassen sich nahtlos in Ihre bestehenden IT-Strukturen integrieren und passen sich flexibel an Ihre individuellen Anforderungen an. Egal, ob Sie kleine, mittlere oder große Unternehmen betreiben, wir bieten maßgeschneiderte Lösungen, die Ihren spezifischen Bedürfnissen entsprechen.
- Cloud-basierte Lösungen für maximale Verfügbarkeit: Mit unseren cloudbasierten DMS-Lösungen haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Dokumente. Dies erleichtert die Zusammenarbeit in verteilten Teams und sorgt dafür, dass Sie immer auf dem neuesten Stand bleiben. Durch unsere hochsicheren Cloud-Services gewährleisten wir, dass Ihre Daten sicher und stets verfügbar sind.
Case Study
Automatisierte Dokumentenprozesse für ein internationales Handelsunternehmen
Ein international tätiges Handelsunternehmen stand vor der Herausforderung, täglich riesige Mengen an Dokumenten effizient, sicher und rechtskonform zu verarbeiten. Daten kamen aus verschiedenen Systemen – etwa Kassensystemen, ERP-Lösungen und internen Fachanwendungen – und lagen in unterschiedlichen Formaten vor (z. B. XML, PDF, strukturierte Daten).
Die bisherige Dokumentenverwaltung war zeitaufwändig, fehleranfällig und erschwerte die schnelle Recherche über Abteilungen hinweg. Zudem mussten internationale Compliance-Vorgaben erfüllt werden, u. a. die revisionssichere Archivierung nach nationalen Standards sowie PDF/A-Formate für bestimmte Regionen.
Unsere Lösung
Wir implementierten ein vollständig automatisiertes Dokumentenmanagement, das sämtliche Dokumente korrekt erkennt, zuordnet, aufbereitet und revisionssicher archiviert – Dank Cloud-Anbindung stehen alle Daten jederzeit und standortunabhängig zur Verfügung.
1. Automatisierte Erkennung & Klassifizierung aller Dokumente
Unser System analysiert jeden eingehenden Datensatz automatisch:
- erkennt den Dokumententyp (z. B. Umsatztransaktionen, Belege, Lieferscheine)
- ordnet ihn einer definierten Dokumentenart zu
- bereitet strukturierte Daten bei Bedarf zu menschenlesbaren PDFs auf
Damit werden Dokumente nicht nur technisch richtig, sondern auch fachlich sinnvoll eingeordnet.
2. Verarbeitung von über 110+ Millionen Dokumenten
Das Unternehmen verwaltet heute mehr als 110 Millionen Dokumente in unserem DMS – vollständig strukturiert, versioniert und sicher archiviert. Alle Dokumente lassen sich innerhalb von Sekunden durchsuchen und finden.
3. Internationale Archivierung & PDF/A-3
Für Regionen mit besonderen gesetzlichen Anforderungen erzeugt unser System automatisch PDF/A-3-Dokumente:
- ein visuell lesbares PDF
- und die Originaldaten (z. B. XML) als Anhang
So erfüllt das Unternehmen lückenlos die jeweiligen Compliance-Richtlinien.
4. Automatisierte Aktenbildung
Unser DMS erzeugt digitale Akten automatisch anhand definierter Kriterien – z. B.:
- Kundennummern
- Projekt- oder Vorgangsbezüge
- Abteilung & Prozesskontext
Mitarbeiter finden dadurch alle relevanten Dokumente in einer einzigen, logisch strukturierten Akte.
5. Tiefe Integration in bestehende Systeme
Wir integrierten das DMS direkt in die vorhandenen Unternehmensanwendungen. Dadurch können Mitarbeiter aus dem ERP-System heraus mit einem Klick:
- die passende Akte öffnen
- das richtige Dokument anzeigen lassen
- oder direkt im Web-DMS an der richtigen Stelle einsteigen
Dies reduziert Suchzeiten und schafft durchgängige digitale Workflows.
6. Sichere Datenübertragung & revisionssichere Archivierung
Dokumente werden über gesicherte Verbindungen (VPN, gesicherte Übertragungsstrecken) in unser System übertragen, verarbeitet und anschließend revisionssicher archiviert.
Aufbewahrungsfristen werden je Dokumentenart automatisch eingehalten.
Ergebnis
✓ 90% schnellere Dokumentenrecherche
Suchvorgänge, die zuvor Minuten oder Stunden dauerten, erfolgen nun in Sekunden.
✓ Maximale Rechtssicherheit
Alle Dokumente werden nach internationalen Vorschriften revisionssicher archiviert.
✓ 100% transparente Dokumentenprozesse
Alle Informationen sind zentral verfügbar – unabhängig von Standort oder Abteilung.
✓ Enorme Effizienzsteigerung
Automatische Klassifizierung, PDF-Erzeugung und Aktenbildung entlasten die Mitarbeiter spürbar.
✓ Hohe Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit
Die Lösung wächst flexibel mit zunehmenden Dokumentenmengen und neuen Geschäftsanforderungen.
